Hồ hởi vì thông tin được cập nhật quá nhanh. Nếu việc sắp xếp địa phương diễn ra khoảng 10 năm trước, thì rõ ràng việc cập nhật dữ liệu và thông tin không thể nhanh như vậy, thậm chí có thể mất hàng năm trời mới thống nhất hệ thống.
Đó là một trong những bằng chứng rõ nhất từ thành quả chuyển đổi số. Vì thế, trong cuộc sắp xếp lại giang sơn hiện nay, diễn ra song hành tinh giản bộ máy thì chuyển đổi số trở thành chìa khóa quan trọng cho quá trình đổi mới nhằm nâng cao hiệu quả, thúc đẩy nhanh tiến trình.
Với sự phát triển của điện toán đám mây, các ứng dụng xử lý công việc ngày càng có khả năng kết nối, phối hợp xử lý tức thời hơn. Xu hướng này bùng nổ kể từ đại dịch Covid-19 khi nhiều tổ chức, doanh nghiệp phải cho phép nhân sự làm việc tại nhà, từ xa. Đồng thời, VN cũng đang đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số đối với các thủ tục hành chính, hệ thống xử lý công việc ở các công sở.
Trong khi đó, việc sáp nhập các tỉnh thành thực tế đang khiến nhiều cán bộ công nhân viên chức phải di chuyển khá xa để làm việc. Một số địa phương phải tính đến việc cán bộ công nhân viên chức di chuyển hằng ngày, mỗi chuyến di chuyển phải vượt qua hàng chục, đến hơn 100 km, mất hàng giờ đồng hồ. Điển hình, dự kiến nhiều cán bộ công nhân viên chức ở tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu (cũ) phải lên xe từ lúc 5 giờ 30 sáng để đi làm việc tại trung tâm TP.HCM. Điều này có thể gây tốn kém và tổn hao sức lực.
Chính vì thế, đây là lúc chúng ta cần ứng dụng các giải pháp số được đề cập ở trên theo cách thức mà nhiều tập đoàn toàn cầu đã và đang áp dụng kể từ sau đại dịch Covid-19.
Đó là với cơ sở hạ tầng dôi dư ở các địa phương, chúng ta có thể bố trí các văn phòng vệ tinh. Đây sẽ là nơi làm việc của những vị trí nhân sự mà hoàn toàn có thể xử lý công việc qua các nền tảng số. Từ cơ quan có thể phân định những nhân sự nào cần phải về trụ sở chính làm việc với tần suất ra sao (ví dụ 1 hoặc 2 lần mỗi tuần, hay hằng ngày), còn lại thì xử lý công việc tại các văn phòng vệ tinh.
Từ hơn 10 năm trước, ngay cả khi chưa bùng nổ mô hình làm việc từ xa, thì nhiều doanh nghiệp tại Mỹ đã áp dụng mô hình văn phòng vệ tinh, chia sẻ như trên để giảm việc di chuyển bằng ô tô nhằm giảm ô nhiễm môi trường. Với công nghệ ngày nay, mô hình đó càng trở nên dễ dàng hơn, hiệu quả hơn để góp phần tiết giảm chi phí (như chi phí đi lại), giảm tổn hao sức lực (không phải di chuyển quá nhiều) của cán bộ công nhân viên chức khi nhiều việc có thể xử lý trực tuyến. Đẩy nhanh chuyển đổi số còn giúp tiết kiệm chi phí in ấn, giấy tờ mà nếu tính trên bình diện cả nước thì giá trị không hề nhỏ. Đồng thời, làm việc tại các văn phòng, cơ sở vệ tinh thì vẫn có thể quản lý để đảm bảo yêu cầu giờ giấc công vụ .
Chính vì thế, việc sắp xếp lại giang sơn lần này cũng chính là cơ hội không nhỏ để VN cải tiến hệ thống hành chính thông qua chuyển đổi số.