Vị trí, cơ cấu nhân sự
Trong cơ quan chuyên môn cấp xã, phó trưởng phòng sẽ giúp trưởng phòng chỉ đạo một số lĩnh vực và đảm bảo công việc liên tục, không bị gián đoạn khi trưởng phòng bận công tác hoặc vắng mặt.
Mỗi phòng chỉ có một phó trưởng phòng; số lượng tinh gọn nhằm phù hợp yêu cầu sắp xếp bộ máy theo mô hình chính quyền địa phương hai cấp, đồng thời bảo đảm tính thống nhất trong quản lý nhân sự.
Việc bổ nhiệm, kéo dài thời gian giữ chức vụ hay miễn nhiệm phó trưởng phòng được chủ tịch UBND xã quyết định trên cơ sở tiêu chuẩn, điều kiện do pháp luật quy định, bảo đảm đồng bộ với cơ chế quản lý cán bộ, công chức ở địa phương.
Nhiệm vụ và quyền hạn
Khi trưởng phòng vắng mặt, phó trưởng phòng được ủy quyền điều hành toàn bộ hoạt động của phòng, tổ chức thực hiện nhiệm vụ chuyên môn và chịu trách nhiệm về kết quả trước trưởng phòng và UBND xã.
Trong phạm vi được phân công, phó trưởng phòng trực tiếp theo dõi việc giải quyết hồ sơ, kế hoạch; kịp thời tham mưu, báo cáo để bảo đảm tiến độ và chất lượng tham mưu của phòng cho UBND xã.
Với những nhiệm vụ mang tính điều hành thường xuyên và đột xuất, phó trưởng phòng chủ động phối hợp các đơn vị liên quan, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu để xảy ra sai phạm trong phạm vi được giao.

Phó trưởng phòng trực tiếp theo dõi việc giải quyết hồ sơ, kế hoạch (Ảnh minh họa: DT).
Thông qua những quy định nêu trên, phó trưởng phòng cấp xã trở thành nhân sự quan trọng, bảo đảm bộ máy cơ sở vận hành ổn định, liền mạch sau khi chính quyền địa phương tổ chức theo mô hình hai cấp.
Tiêu chuẩn của một phó phòng
Công văn 11/CV-BCĐ ngày 4/6 định hướng tiêu chuẩn chung đối với cấp phó: bản lĩnh chính trị vững vàng, phẩm chất đạo đức tốt, am hiểu chuyên môn lĩnh vực, tận tụy, liêm chính và nắm vững pháp luật phục vụ nhân dân.
Bên cạnh đó, ứng viên phải có bằng đại học trở lên ở chuyên ngành “cơ bản phù hợp” với lĩnh vực phòng đảm nhiệm, hoặc đã tích lũy đủ kinh nghiệm thực tiễn tương đương vị trí việc làm.
Trước khi được xem xét bổ nhiệm, ứng viên phải đạt trình độ trung cấp lý luận chính trị trở lên, hoặc có giấy xác nhận tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp.
Đối với một số trường hợp cụ thể, Công văn 11/CV-BCĐ yêu cầu phó trưởng phòng đồng thời tham gia cấp ủy xã phải đáp ứng tiêu chuẩn theo Chỉ thị 45-CT/TW và Kết luận 154-KL/TW của Bộ Chính trị.
Cụ thể, cán bộ được giới thiệu tham gia cấp ủy – trong đó có phó trưởng phòng cấp xã nếu kiêm nhiệm – phải bảo đảm các tiêu chí: Bản lĩnh chính trị vững vàng, phẩm chất đạo đức và lối sống gương mẫu; có thành tích, sản phẩm công tác cụ thể; đủ sức khỏe, uy tín và trình độ chuyên môn, lý luận chính trị; tuổi còn đủ một nhiệm kỳ tái cử; đồng thời tuân thủ nguyên tắc “không vì cơ cấu mà hạ thấp tiêu chuẩn”, ưu tiên nhân sự nữ, trẻ và người dân tộc thiểu số khi điều kiện cho phép.
Cơ cấu mỗi phòng một trưởng, một phó giúp xác định rõ người chịu trách nhiệm cuối cùng. Khi trưởng phòng vắng mặt, phó trưởng phòng được ủy quyền điều hành nhưng không thay thế trách nhiệm pháp lý của người đứng đầu.
Trước năm 2025, theo Nghị định 112/2011 và Nghị định 34/2019, cấp xã không tổ chức phòng chuyên môn; sáu công chức độc lập (văn phòng – thống kê, tư pháp – hộ tịch, tài chính – kế toán, địa chính, văn hoá – xã hội, quân sự/công an) chủ yếu tham mưu, soạn thảo văn bản nhưng không đứng ra ký trình và không chịu trách nhiệm toàn diện.